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Segreteria ed Archivio

Unità appositamente dedicata al funzionamento strumentale ed operativo degli uffici in relazione all’apparato di segreteria ed alla manutenzione ordinaria di attrezzature e mezzi disponibili presso il settore, con riferimento al Servizio.

Gestione sub-procedimenti amministrativi  con riferimento al Servizio  Infrastrutture (nuove opere) ed il Servizio Manutenzione (viabilità esistente), inerenti le seguenti argomentazioni:

gestione istanze di accesso agli atti ai sensi della L.n°241/’90 agg. alla L.n°80/2005 mediante archivio informatico riportante la data ed il contenuto delle richieste e l’esito, con relativa data, di riscontro alle stesse

gestione operativa dello Sportello Unico ai sensi della nuova “decertificazione” tra P.A. e privati

gestione, sul sito informatico istituzionale, delle attività svolte dal Settore, ivi compresi i riscontri ai quesiti posti su eventuali forum in esso presenti

gestione del registro delle determinazioni adottate dal Settore e trasmissione delle stesse per la pubblicazione sull’Albo pretorio on-line dell’ente

custodia operativa delle password delle singole unità hardware a disposizione di ciascun dipendente, ivi compresa la responsabilità del monitoraggio e della gestione degli aggiornamenti periodici delle stesse

gestione della casella di posta elettronica certificata del settore e di quella istituzionale, compresa la sua protocollazione

corrispondenza con gli altri enti istituzionali e/o commissioni presenti nell’ente

protocollazione interna di progetti, ordini di servizio, provvedimenti amministrativi adottati, provvedimenti disciplinari al personale dipendente ed atti per assenza per malattia ed avvio procedure di visita fiscale

gestione informatizzata del personale dipendente da assolvere in collaborazione con gli uffici competenti di altro settore dell’Ente

gestione operativa delle attrezzature degli Uffici del Settore (hardware, software, manutenzione e costi fissi degli automezzi, vestiario e D.P.I. personale dipendente), ivi compresi gli adempimenti da assolvere in collaborazione con gli uffici di altro settore

gestione operativa dei dispositivi di sicurezza (D.P.I.) forniti al personale dipendente del Settore e loro monitoraggio previa verifica periodica da rendersi a cura dell’Ufficio Direzione Lavori a supporto del Responsabile dei lavori incaricato

attività di monitoraggio, disciplina e controllo operativo sullo stato degli impianti e degli ambienti di lavoro del Settore finalizzato alla conservazione degli stessi in materia di igiene, decoro e sicurezza

manutenzione ordinaria di attrezzature,  mezzi ed automezzi disponibili presso il settore;

incaricato della movimentazione di atti, ivi compresa la consegna ed il ritiro della documentazione amministrativa

incaricato della verifica ordinaria degli automezzi di servizio

custodia e l’aggiornamento delle password relative alle attrezzature hardware e credenziali presso enti istituzionali

gestione dell’interfaccia ufficio di settore/organi istituzionali dell’ente, unitamente alla movimentazione di atti, ivi compresa la consegna ed il ritiro della documentazione amministrativa

gestione dell’interfaccia personale/utenza con particolare riferimento al ricevimento al pubblico e/o ai sopralluoghi in loco

gestione dell’archivio di rete, informatico (backup periodico dati) e cartaceo relativo alla completa attività del settore

espletamento delle attività di segreteria del servizio ivi compresa, se necessaria per l’ente, la protocollazione degli atti.